Je vous parlais en Juillet de la gestion de mon temps en tant qu’entrepreneur, et particulièrement en tant que formatrice indépendante. Mon planning est mon outil central, et je ne cesse de l’améliorer pour gérer mon entreprise, optimiser mon temps, et faire baisser ma charge mentale. Après un mois de vacances, qui étaient plus que nécessaire, je redémarre un peu en amont pour améliorer encore mon organisation. Mon objectif : fluidifier le travail lorsque je serai plus sollicitée.

Planifier

Le planning est pour moi un outil essentiel, s’il est adapté à son activité. Pour ma part, j’ai créé un tableau excel sur Google Drive, accessible depuis n’importe où, actualisé. Il me permet d’avoir une vue d’ensemble sur mes disponibilités et mes revenus.
Mon objectif est d’atteindre mes objectifs de réalisation professionnelle (faire tel ou tel projet), gagner les revenus dont j’ai besoin, tout en équilibrant avec ma vie perso, mon besoin de repos ou d’évasion. Vaste projet !

Le premier axe d’amélioration a été de réserver mon lundi pour mon administratif, ma communication ou mes prépas. Depuis un an, ce rythme m’a permis d’être beaucoup plus sereine. Même si avec le développement de la communication, j’ai pu voir qu’un jour ne suffit pas toujours.
J’ai donc décidé de bloquer des jours pour ma compta, ma démarche qualité, ou d’autres projets, par semaine, par mois, par trimestre, selon les besoins.

J’ai aussi décider de fixer des dates limite pour confirmer ou non les formations, afin de pouvoir mieux organiser mon temps. Cela est parfois difficile avec certains clients qui ne mesurent pas réellement l’impact d’une annulation sur un indépendant. On peut essayer d’anticiper, mais on ne peut pas tout contrôler. De manière générale, on peut observer ce qui ne nous convient pas, ce qui nous coûte le plus, pour essayer de poser des limites, de trouver des solutions pour ne plus subir cette situation.

Enfin, j’ai pu observer aussi que même si je prenais de longues vacances, j’avais besoin de prendre des petites vacances. Peut-être que pour vous, c’est évident. Dans l’évolution de ma vie d’entrepreneure, ce n’était pas mon premier choix. Maintenant, je me rends compte que c’est nécessaire pour garder de l’énergie pour continuer à avoir le même élan dans mon entreprise. Mon planning me permet de bloquer ces temps de « petites » vacances, pour ne pas oublier mes besoins de repos, et accepter trop de sollicitations.

Automatiser

Quand on est seul, et qu’on n’est pas Shiva, il faut s’organiser pour se faciliter la vie, au maximum. Je n’aime pas trop l’automatisation qui rend les relations inhumaines. Mais les outils numériques nous offrent maintenant des possibilités pour fluidifier le travail.

J’ai mis en place des modèles de mail, pour répondre plus rapidement, plus professionnellement aux demandes que je peux recevoir régulièrement. Le modèle de mail n’est qu’une base que je vais adapter, mais c’est souvent plus facile que de repartir d’une page blanche et de retrouver les documents nécessaires.

Pour la communication, je ne peux pas travailler chaque semaine à diffuser mes offres, ou le contenu, j’utilise donc la programmation de publications, que je complète avec des publications spontanées.

J’ai aussi choisi l’application Henrri pour gérer ma comptabilité, il y a un an. Je me rends compte que je ne l’utilise pas encore au maximum de ses fonctionnalités. Cela va être un axe d’amélioration pour gagner également plus de temps sur cette gestion, et de faire une place plus régulière dans mon agenda. Finalement, automatiser et planifier permettent aussi de faire baisser la charge mentale, suffisamment importante avec l’entreprenariat.

Organiser

Dans la gestion du temps, comme dans la gestion du poids d’un sac à dos avant de partir en rando, il faut traquer toutes les petites pertes de temps. On commence par les plus gros voleurs de temps, et on affine sa recherche et son analyse petit à petit.


Ces derniers temps, je me suis rendu compte que je perdais du temps à chercher des documents (papiers ou numériques). Mon objectif est donc d’améliorer mon rangement pour que tout ce que j’utilise régulièrement soit facilement accessible. Il n’y a pas toujours une manière idéale d’organiser. Je crois qu’il faut essayer une méthode, la tenir suffisamment, et l’ajuster au fur et à mesure, mais surtout s’y tenir ! Je suis encore à la recherche d’astuces, si vous êtes un as de l’organisation !

Je pense mettre en place une organisation qui permette de ne conserver une seule version de documents, avec des raccourcis de fichiers, pour pouvoir les retrouver facilement. Par exemple, j’utilise dans différentes formations les mêmes supports. Parfois, je fais une correction dans une version et pas dans l’autre… C’est inefficace. Cela demande de prendre un temps régulier pour ranger et nettoyer son ordinateur comme son chez-soi !

Comme vous pouvez le voir, il y a différents axes pour mieux gérer son efficacité professionnelle, et son temps. Cela représente un levier important pour la réussite de son entreprise et son bien-être personnel !
Si vous souhaitez vous outiller et mettre en place une organisation adaptée à votre activité pour une réussite professionnelle sereine, inscrivez vous à ma prochaine formation : Gestion du temps & Bien-être, pour qu’efficacité rime avec sérénité !

Si ce sujet vous intéresse, vous pouvez trouver un autre article : Ma gestion du temps en tant qu’entrepreneure !